Herramientas para Crear EDT
El PMI Capítulo Venezuela a través de su Programa Piloto “MindMaster” – un espacio para compartir conocimiento y experiencia, realizó una serie de sesiones online donde algunos de sus voluntarios explicaron brevemente las herramientas que utilizan para Crear la Estructura Desagregada del Trabajo (EDT) para sus proyectos. Como resultado del trabajo colaborativo realizado por los voluntarios, a continuación se listan de forma resumida las herramientas compartidas:
- Mindjet Mindmanager: Herramienta para generar mapas mentales que permite crear la EDT; dispone de varias plantillas incluso para generar agendas para las reuniones. Adicionalmente, al crear la EDT se puede incluir la lista de actividades asociadas a cada paquete de trabajo, y seguidamente exportar toda la información a Microsoft Project. MindManager es una herramienta que gracias a su interfaz gráfica y amigable permite llevar un control más visual del proyecto, incluso se puede incorporar fechas de inicio y finalización a los paquetes de trabajo y actividades. Resulta muy útil para mostrar avances de alto nivel y se puede incluir descripciones a los paquetes de trabajo, enlaces web, adjuntar archivos, imágenes.
- MS Visio: Por medio de ella se puede Crear la EDT como se muestra en la imagen, aunque es muy usada para el análisis de procesos y operaciones en las organizaciones por medio del desarrollo de diagramas de flujo, también puede servir para definir la matriz de comunicaciones. Permite exportar la información desde Microsoft Project a Microsoft Visio, sin embargo dependiendo de la versión que se utilice se podrá hacer directamente o con ayuda de Microsoft Excel. A partir de la versión 2010 utilizando la plantilla Diagrama de Gantt se pueden exportar los datos a Microsoft Project.
- Xmind: Herramienta para generar mapas conceptuales, muy similar a MindManager, en la cual se puede Crear la EDT y cuya información puede ser exportada a varios componentes de Microsoft incluso MS Project. Permite resaltar un grupo de paquetes de trabajo e indicar el estatus del mismo, así como crear los códigos de la EDT de forma automática. Es una herramienta rápida y amigable para crear EDT.
- MindVector: Tiene una versión descargable y una en línea, funciona a través de casillas y nodos, a diferencia de las herramientas anteriores no permite estructurar de forma recta los paquetes sino que mantiene la estructura de los mapas mentales como se muestra en la imagen; sin embargo es sencilla de utilizar y al igual que Xmind y MindManager permite incluir notas, enlaces, imágenes a cada “casilla” que para el caso de la EDT se refiere a cada paquete de trabajo.
Algunas sugerencias adicionales de otras herramientas para Crear EDT son:
- ConceptDraw MindMap el cual incorpora en la misma interfaz para la creación del mapa mental la herramienta Gantt de seguimiento y la de exportación al formato ConceptDraw Project, junto con otra herramienta parecida a MS Visio; todo en un solo paquete.
- Para el tema de seguimiento gráfico de EDT se recomienda DropTask
- Si no se tiene mucha experiencia con las herramientas anteriores, un programa mucho más básico a utilizar es FreeMind
OTRAS HERRAMIENTAS COMPLEMENTARIAS
Durante las sesiones se utilizaron varias herramientas complementarias para poder realizar la conexión y el envío de la información, que a continuación se mencionan ya que son de gran utilidad:
- Zoom: Las sesiones en línea se llevaron a cabo por medio de esta herramienta, la cual permite conectar a varios usuarios de forma remota; dentro de sus principales ventajas permite de forma automática grabar las sesiones y así poder disponer de ellas posteriormente.
- WeTransfer: permite enviar información de gran tamaño, por ejemplo vídeos o archivos muy pesados de forma muy práctica facilitando tanto el envío como la descarga del contenido, es muy fácil de usar, se ingresa a su página web, se selecciona la opción gratuita y se coloca el correo de envío y de los destinatarios, se adjunta el archivo y se envía. Ideal en proyectos con equipos virtuales.
- Camtasia: programa para crear vídeos, muy útil para compartir conocimiento. Fue empleado por una de los voluntarios como medida de contingencia en caso de presentar problemas de conexión para explicar la herramienta para crear la EDT, decidió entonces preparar un vídeo utilizando este programa. Como aporte adicional preparó un vídeo para explicar cómo utilizar Camtasia, y alguna de las opiniones de los voluntarios sobre dicha herramienta fue: “Espectacular. Más intuitivo y sencillo que Movie Maker. Me enamoró. Lo empezaré a utilizar”
Aprovechamos la oportunidad de resaltar la importancia de realizar este tipo de actividades de colaboración totalmente online haciendo uso de la tecnología a merced del conocimiento, permitiendo y favoreciendo la transferencia del mismo, es decir: Gestionando el Conocimiento, a partir de las fortalezas, cualidades y experiencias individuales, integrando los aportes de todos para generar un contenido en equipo, como se evidencia a través de este post.
En resumen, existen muchas herramientas para la creación de la EDT, desde las más básicas, como un lápiz y un papel, a las más complejas como algunos de los programas mencionados anteriormente. Lo importante es que se conozca que existe una diversidad de herramientas que podrán ayudar de forma efectiva a Crear la EDT del proyecto – elemento clave en el desarrollo del mismo. Seleccionar la herramienta a utilizar dependerá de la complejidad del proyecto, del conocimiento que se tenga sobre gestión de proyecto, buenas prácticas, del dominio que se tenga sobre la herramienta a utilizar así como de las bondades que ésta ofrece.
¿Y tú, cuál herramienta utilizas para Crear la EDT de tus proyectos?
Comparte conocimiento y cuéntanos tu experiencia
Trabajo colaborativo de: Escobar, E.; Albarran, L.; Segnini, E.; Moura, J.; Chavez, N.; Salazar, J.
Voluntarios del PMI Capítulo Venezuela
