El Feedback, herramienta para el liderazgo de proyectos

El Feedback, herramienta para el liderazgo de proyectos

Una de las herramientas con las que cuenta el líder de proyectos para profundizar la relación con los miembros de su equipo es el feedback o retroalimentación, a través de esta se pueden reforzar las conductas positivas, incentivar la creatividad en la resolución de problemas y el compromiso con las actividades de la iniciativa, así como promover el cambio de aquellos procederes que afecten el logro de los objetivos del proyecto.

El ofrecer feedback es prácticamente un arte, que todo líder debe dominar, para poder empoderar a los miembros de su equipo en función de que aprendan de su experiencia, se mantengan motivados y se desarrollen alcanzando su  mayor potencial. Al contrario de lo que muchos pueden pensar, y practican, el dar retroalimentación atiende a un conjunto de pasos que garantiza que ésta sea efectiva y eficiente, lográndose los resultados que estamos esperando.

Estos son:

• La planificación: seguramente no les extrañará que antes de ejecutar cualquier actividad relacionada, directa o indirectamente, con el proyecto debamos planificarla, y el feedback no es una excepción. Antes de dar la retroalimentación debemos determinar cuál es el objetivo que esperamos conseguir, en cuanto al refuerzo o modificación de determinada conducta, el reconocimiento a la labor de alguno de nuestros colaboradores o la resolución de algún problema, como por ejemplo el retraso en el desarrollo de alguna actividad del proyecto.

Adicionalmente debemos recopilar la mayor cantidad de información posible para plantear la situación o conducta sobre la que queremos conversar de una manera objetiva, fundamentados si es posible en datos o información que nos hemos tomado el tiempo de verificar y no sobre percepciones o supuestos.

En la fase de planificación también decidimos cómo se desarrollará la reunión de feedback, definiendo un inicio, un desarrollo y un cierre, así como el momento y el lugar en el que lo llevaremos a cabo y el medio a través del cual le informaremos al o a los miembros del equipo que estarán involucrados en la actividad para que participen. Es importante que en esta notificación se le informe a nuestro colaborador cuál es la razón por la cual lo estamos invitando para conversar.

• La ejecución: el segundo paso es el desarrollo de la reunión de feedback, para comenzar es recomendable que hagamos énfasis en las características y aportes positivos de nuestro o nuestros colaboradores, como un reconocimiento a su labor en el equipo, para luego pasar al tema central de la conversación.

En caso de que el feedback se realice para buscar la resolución de un problema, el uso de la pregunta nos permitirá indagar en sus causas y en los cursos de acción sugeridos por nuestro colaborador para la solución. Preguntar por ejemplo ¿Qué crees tú que puedes hacer para…? ¿Cómo crees que puedes solventar determinada situación? o ¿Qué necesitarías para obtener un resultado diferente y satisfactorio? No solo liberan al líder de proyectos de responsabilidades que no necesariamente tiene que asumir de manera directa; además permite que el miembro del equipo vea la situación desde otra perspectiva, identifique posibilidades y se comprometa a actuar en consecuencia.

A través de las preguntas también es posible que nuestros colaboradores desarrollen un plan de acción propio y en base a sus capacidades, nos presente unas metas y un cronograma de trabajo que nos permita hacer el debido seguimiento. Si el feedback va dirigido a reconocer la labor de uno de los miembros o de todo el equipo una buena pregunta sería ¿Cómo podemos hacer mejor las cosas e incrementar nuestros resultados?

• El cierre: para cerrar la conversación es importante hacer un recuento de ésta, que incluya los acuerdos alcanzados, los objetivos que perseguiremos y el plan de seguimiento que se hará para corroborar los logros.

El feedback es una herramienta poderosa para incentivar el cambio o potenciar conductas, pero, para que realmente sea efectivo debe hacerse de manera oportuna, directa y sobre todo debe ser de utilidad para el equipo, el proyecto y la organización.

Econ. Alejandro Acosta García

www.deproyectoenproyecto.blogspot.com

@aleco44