La Gestión de Interesados en Proyectos Industriales
La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos describe que la gestión de los interesados incluye procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, analizar sus expectativas así como sus impactos en el proyecto. Se centra en la comunicación abierta con ellos para abordar los incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de intereses y fomentando una adecuada participación en las decisiones y actividades del proyecto (PMBOK® 5ta edición, pág. 391). En este sentido, la satisfacción de los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos clave del proyecto.
Entre los principales beneficios de atender exitosamente las expectativas de los interesados se pueden destacar: 1) La entrega exitosa del proyecto al garantizar el cumplimiento de todos los requerimientos de los interesados; 2) El Project Manager (PM) obtiene clientes satisfechos; 3) Cumplimiento de los indicadores del plan de gestión de interesados; 4) Se desarrollan mejores relaciones para proyectos futuros y 5) el valor del PM dentro de la organización crece con cada proyecto entregado exitosamente a los interesados.
Ahora bien, en los proyectos industriales se tiene un grupo bastante heterogéneo de interesados, entre ellos podemos mencionar:
- Ingeniería, quienes llevan a cabo lo concerniente a obras civiles, trabajos mecánicos, instalaciones eléctricas así como las respectivas pruebas para la entrega de los equipos instalados.
- Seguridad Industrial, se encargan de confirmar que las operaciones de las nuevas instalaciones cumplan con las normativas en cuanto a seguridad.
- Presupuesto o finanzas, encargados de la gestión de los pagos de acuerdo a las negociaciones hechas en los contratos convenidos en el plan de adquisiciones.
- Operaciones, usualmente el interesado al cual se le hace entrega de las instalaciones gestionadas. Es uno de los departamentos interesados principales de los proyectos industriales.
- Talento humano, encargados del reclutamiento y atracción de las personas que operarán las nuevas instalaciones.
- Gestión de la calidad, este departamento se encarga de la redacción y cumplimiento de normas, procedimientos y manuales para garantizar la óptima operación del producto del proyecto.
- Comunidad de colaboradores, este grupo de interesado representa al resto de los colaboradores del negocio, al ser un proyecto directamente asociado a la planificación estratégica del negocio, resulta bastante pertinente mantener informados a todos los colaboradores acerca del estado del mismo, así como de sus objetivos y metas.
En este sentido, si bien es cierto que los interesados varían de acuerdo a la industria, también es cierto que las herramientas y técnicas utilizadas para la gestión de interesados son muy similares (Awais, A. 2016. Managing stakeholders expectations. Publicado en “The Critical Path”. PMI Capítulo Sidney)
En este orden de ideas, a continuación compartimos algunos puntos claves que pueden aplicarse como herramientas para gestionar con éxito las expectativas de los interesados:
- Demostrar interés en el Proyecto
Demostrar interés en las metas del cliente desde el inicio es un punto clave como apalancamiento para una relación exitosa a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Adicional a esto, resulta muy útil las conversaciones personales, cuando sean apropiadas, fuera del ambiente de trabajo, esta aproximación ayuda al PM a descifrar que tipo de expectativa se tiene de la gestión de proyecto así como la expectativa que tiene el PM de cada interesado en particular.
- Comunicación constante y efectiva
La comunicación es esencial para la concatenación de los 5 procesos del PMBOK®, inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Dentro de cada grupo de procesos, cada tarea/actividad requiere comunicaciones de calidad.
La falta de comunicación, especialmente en los proyectos industriales puede traducirse en malinterpretaciones en cuanto a los requisitos y requerimientos de los interesados, poniendo en peligro el éxito del proyecto. Este aspecto resulta fundamental al momento de aplicar acciones correctivas, dado que si no hay una comunicación efectiva, es posible caer en retrabajos, afectando las líneas base de costo, tiempo y alcance.
- Cumplir con lo prometido
En los proyectos industriales, resulta crítico cumplir con el alcance, tiempo y costo prometido por cuanto el retorno de la inversión en muchos proyectos depende directamente de la completación de la instalación de los equipos prometidos. En consecuencia, es siempre buena idea definir en blanco y negro los requisitos que se atenderán en el alcance del proyecto correctamente, de manera que pueda garantizarse la entrega de lo prometido con los parámetros de calidad acordados. El tiempo estimado de entrega debe comunicarse teniendo en cuenta las reservas de contigencia y el backup plan.
- Reportes frecuentes
Si se piensa desde la perspectiva del cliente, resulta bien oportuno informar acerca del valor agregado al negocio gracias al producto del proyecto. Los reportes son una gran herramienta para mostrar una presentación clara del trabajo que se ha ejecutado durante la semana o el mes. Los reportes no deben ser largos, la intención es notificar las tareas completadas y tareas faltantes para indicar al cliente acerca de lo que se está pagando.
Miguel Eduardo Alastre, PMP
Voluntario
miguelalastre@gmail.com
Excelente Resumen Ejecutivo Miguel.
En efecto es un hecho irrefutable que una gran cantidad de proyectos fracasa por no implantar una adecuada y efectiva Gestión de las Comunicaciones entre los Interesados o Involucrados en el Proyecto.
Un énfasis especial debe darse a esta gestión, cuando la Metodología Elegida por la Alta Dirección del Proyecto o el «Sponsor» para llevar a cabo la Gestión Organizacional de los Recursos Humanos (Team Members) es la de tipo Funcional o Matricial; donde juegan un factor determinante las prioridades establecidas por los Gerentes o Jefes Funcionales de c/u de las Miembros del Equipo de Trabajo, para permitirle a éstos invertir horas de su horario de trabajo en cumplir con las Tareas o Actividades ligadas al Proyecto a cargo del Project Manager.
Lo ideal, al momento de «Seleccionar la Metodología Funcional» de la Gestión de los RR-HH, es escoger una del tipo «Proyectizada»; para de esta manera asegurar la dedicación «Exclusiva» de cada «Team Member» al cumplimiento de las Tareas y/o Actividades para las cuales fuera designado dentro del Proyecto. De esta manera se asegura un ambiente de Teabajo Colaborativo y por ende se mejora el flujo y dinámica de las comunicaciones en todas las direcciones y/o formalidades pisibles.
Saludos…
Angel Machado
Senior Electrical Engineer
Project Manager
¡Hola Miguel! Te saludamos desde el Instituto Internacional Español de Marketing Digital. Primero que nada nos gustaría felicitarte por tu artículo pues nos ha resultado sumamente productivo para todos los emprendedores en materia de ingeniería y construcciones en general. Sobre todo, nos gustó el énfasis que hiciste en establecer mecanismos de comunicación efectivos entre el cliente y el interesado, ya que es un factor fundamental en cualquier disciplina profesional. Por último, ¿crees que la creatividad es un factor determinante a la hora de emprender un proyecto de ingeniería? Saludos y mucho éxito.