Un gerente de proyectos no supone, pregunta
Un proyecto puede ser considerado exitoso cuando su desarrollo conduce a una verdadera transformación, en la que la necesidad, de mercado, organizacional o social, realmente ha sido satisfecha. Lamentablemente, un alto porcentaje de las iniciativas fracasan, ocasionando el mal gasto de recursos que podrían ser utilizados de una manera más eficiente.
Según datos del PMI Global, en el año 2014 el 36% de los proyectos no cumplió con sus objetivos, lo que significó que por cada 1.000 millones de dólares invertidos se desperdiciaran 51 millones en iniciativas fallidas (PMI, 2015).
La causa de una gran cantidad de estos fracasos, del 47% según el PMI®, es la gestión deficiente de los requerimientos. En otras palabras, el no acercarnos a conversar con los stakeholders para conocer de primera mano sus necesidades y expectativas sobre el proyecto y traducir estas en características del producto.
Los gerentes de proyectos podemos caer en la tentación, muy humana por cierto, de tratar de suponer que es lo que los interesados piensan, necesitan y quieren, lo que nos lleva a formular proyectos totalmente divorciados de la realidad de los stakeholders. En mi experiencia profesional he visto repetir esta conducta infinidad de veces en organizaciones grandes, medianas y pequeñas, por lo que no podemos atribuirla a la falta de recursos o de profesionalización.
Para que los proyectos sean exitosos, produciendo soluciones que sean valoradas por los interesados, incluyendo a los clientes o beneficiarios, es necesario que hagamos un buen levantamiento de los requerimientos o, como me gusta llamarlo, “conversemos” con los stakeholders.
Para levantar los requerimientos del proyecto el Business Analysis for Practitioners editado en 2015 por el PMI® recomienda un curso de acción que implica la planificación, preparación y ejecución del levantamiento de los requisitos y la documentación, complementación y análisis de la información recabada.
Fundamentar un proyecto en nuestra visión como organización o como gerente funcional o de proyectos hace que perdamos una gran cantidad de información relevante y formulemos iniciativas sesgadas y destinadas seguramente al fracaso. Debemos recordar que en la gerencia de proyectos no es suficiente con que produzcamos dentro del cronograma y con el presupuesto planificado, los productos deben ser adquiridos y usados por los clientes para que exista una verdadera satisfacción de la necesidad original.
Para lograr esto, el gerente y cualquier otro profesional de proyectos no puede darse el lujo de suponer, debe preguntar a los stakeholders.
@aleco44
