Los qué y los cómo en el levantamiento de información
El siguiente artículo pretende ser una breve reflexión sobre la utilización de los Qué y los Cómo cuando se están analizando procesos de negocio, en sí trata de cómo deberían ser utilizados bajo el pensamiento de sistemas y haciendo una referencia explícita, aunque sin ahondar en ella de la Metodología de los Sistemas Suaves de Peter Checkland. Como el mismo ChecKland apunta en la metodología, las actividades en el mundo real siempre representan un método para hacer cosas, un cómo particular de un qué que está generalmente implícito y no tanto explícito.
En esta breve reflexión, las actividades en el mundo real, son los procesos de negocio y que están bajo el ojo de los stakeholders en alguna fase del ciclo de vida de un proyecto y está interviniendo el proceso Recolección de Requerimientos del standard de los procesos gerenciales de proyecto del PMI® (Proceso 5.2, PMBOK® 5ta Edición), y a esta recolección la llamamos aquí levantamiento de información.
Generalmente cuando se hace un levantamiento de información, se proceden a modelar procesos de negocio, pero frecuentemente se toma el modelo del proceso,realizado por algún analista/experto, como la verdad a ser implementada en la organización sin ningún debate al respecto. Es en este debate si se observa el proceso como un sistema, donde se podría dilucidar un qué o varios de ellos de la situación problemática del proceso de negocio bajo análisis, y desde aquí es importante que los modelos de los procesos de negocio deban partir desde una perspectiva del qué y no del cómo. Esta distinción entre los qué y los cómo es lo que hace la palabra debate una descripción rica, de lo que puede suceder en él con los stakeholders del proceso de negocio.
“La relación entre el qué y cómo es jerárquica, un qué esta lógicamente en un nivel más alto que un grupo de posibles cómo relacionados con el qué” Peter Checkland. Así, si un qué del proceso de negocio es Invertir Dinero, se podría decir que sus cómo podrían ser comprar acciones en la Bolsa, comprar moneda extranjera, comprar activos fijos, comprar obras de arte, etc…y siendo así, un cómo es por derecho propio un qué.
Un modelo conceptual del proceso del negocio definiría un sistema particular en un nivel del qué. La problemática que se debate con el modelo conceptual contendrá actividades específicas que son un cómo particular. Al debatir, lo que se desea es cuestionar si una versión del conceptual existe o debe existir, y si existe una versión, llegar a considerar si esta versión podría ser o no superior.
El resultado del debate podría ser el cambiar la manera en que el proceso se lleva a cabo (mejores cómo de sus actividades) o el introducir actividades nuevas (nuevos qué dentro del proceso de negocio) o una nueva versión de todo el proceso (un nuevo qué).
Vale acotar, que este tipo de análisis, confuso en su semántica, se puede dilucidar de una forma coherente, y tal vez con mayor velocidad de entendimiento, si se observa que la relación qué-comó es la misma que hay entre sistema y subsistema: el último es sub con respecto al primero, pero es por derecho propio un sistema, y podría tener en sí subsistemas.
Franco Bottone
Ing, MBA, PMP
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