¿Cómo podemos optimizar el proceso de replanificación de un proyecto?
Al iniciar un proyecto, si alguien menciona algo relacionado con elaborar un proceso para afrontar la “replanificación” inmediatamente se escucha un “¿para qué se va a hablar de eso?” o “no llamen la mala suerte”, por lo que rara vez los proyectos están preparados para afrontar un proceso de cambio de todo el plan. Aunque es cierto que muchas organizaciones cuentan con procesos definidos y planificados de manejo del cambio, estos procesos por lo general se enfocan en cambios de alcances más no en un proceso completo para afrontar un proyecto totalmente distinto al planificado originalmente.
La propuesta presentada para optimizar el proceso de replanificacion de proyectos, busca unificar criterios y orientar los esfuerzos para realizar el cambio con el menor desperdicio de tiempo y costo que involucra este procedimiento; para ello una vez que se presenta la situación en la que el plan actual ya no es viable realizarlo, lo primero es identificar correctamente si en realidad se requiere de una replanificación, muchas veces con establecer soluciones temporales o un plan de recuperación del proyecto (manteniendo la misma línea base) se puede encaminar nuevamente el proyecto sin la necesidad de someter un cambio mayor como lo es la replanificación.
Lo primero es evaluar mediante un “Diagnóstico” que indique si estamos en presencia de un cambio mayor en el proyecto, dentro de este proceso es crítico saber si los datos obtenidos del proyecto son reales, esto se logra verificando que el valor ganado del proyecto esté bien calculado y si se siguieron correctamente los procesos de control de calidad y de validación del alcance de los entregables terminados a la fecha de corte. El segundo paso sería “Congelar el Alcance” este es uno de los puntos más importantes de este proceso ya que garantiza que la información que se evalúe posteriormente no tendrá variaciones; para lograr la completación de este paso lo primordial es negociar entre ambas partes involucradas (cliente y ejecutor) cuál será el nuevo alcance del proyecto o confirmar que el mismo no sufrirá cambios. “Revisar las Estrategias” es el tercer paso y comprende la revisión y reevaluación de las estrategias principales del proyecto, para ello hay que preguntar sí ¿la distribución de los paquetes de trabajo y cuentas de control propuestas inicialmente en la WBS tienen vigencia o se debe plantear distribuir el alcance de manera diferente?, ¿la distribución de los recursos en el histograma inicial requerirá de cambios?, ¿el camino crítico del proyecto será el mismo?, este proceso busca alinear las estrategias con el alcance congelado previamente.
Posteriormente se debe “Evaluar el Impacto” en las variables principales del proyecto (tiempo, costo, calidad, recursos humanos, satisfacción del cliente, otros), y definir nuevos límites de control para el proyecto. “Solventar Pendientes” en este punto se deben cerrar todos aquellos ítems que aunque no forman parte del nuevo alcance del proyecto, son los que causaron en su raíz los problemas principales que llevaron a replanificar el proyecto, estos punto pueden ser externos (fallas en la entrega de los equipos a instalar por parte del cliente, fallas en los suministros de materiales por los suplidores, otros) o internos (escasa supervisión, bajo rendimiento, falta de comunicación, otros) los mismos debieron ser identificados durante el proceso de diagnóstico, de no solventarse seguirán causando problemas y muy probablemente se tendrá un escenario muy parecido al presentado en un corto tiempo; por último se debe de realizar una “Reevaluación de los Riesgos” esto para actualizar las listas a los cambios realizado en el proyecto; para este paso se recomienda seguir las mejores prácticas indicadas en la guía del PMBOK® 5ta edición del PMI® Gestión de Riesgos, una vez reevaluado los riesgos es necesario actualizar el plan para la dirección del proyecto.
Es recomendable junto con estos pasos para la replanificación, también complementar con aspectos como trabajo en equipo, difundir la información a todos los stakeholders del proyecto, el empleo de habilidades blandas para establecer los procesos de negociación, evaluación y comunicación efectiva, además de documentar las lecciones aprendidas de este proceso.
En conclusión, aunque la replanificación de un proyecto es vista como un proceso difícil, tedioso, complicado y que muchas veces no se obtienen los beneficios que se buscan hay que tener en cuenta que un alto porcentaje de los proyectos que se ejecutan en la actualidad se replanifican por diversas causas, por ello siguiendo estos pasos se garantiza que el proceso de replanificación tenga más orden y control, además este proceso puede incrementar la productividad, obtener una mejor estimación de tiempo y costo, ser más realista y comparación con gráficas actualizadas ya que se ajusta a la realidad que plantea al proyecto.
Jesús Meléndez
PMI ID 1.925.365
